Strategische Haushaltsplanung im Landkreis Potsdam-Mittelmark

Seit dem Jahr 2005 findet im Landkreis Potsdam-Mittelmark eine Strategische Haushaltsplanung statt. Vorrangiges Ziel dieser Planung ist eine gesteuerte, ganzheitliche Kreisentwicklung. Dazu werden die politischen Sachziele mit den vorhandenen Ressourcen wirksam verbunden. Der Haushalt wird so von einem oft noch unübersichtlichen Zahlenwerk zu einem politischen Programm, aus welchem für jeden ersichtlich ist, welches Ziel mit welchen Maßnahmen bzw. Investitionen erreicht werden soll.

Um Kreisentwicklung auf der Maßnahme-Ebene besser steuern zu können, muss am Anfang eine Klärung darüber erfolgen, was der Landkreis anstreben will (Kreisentwicklungsstrategie, Programm und Handlungsrahmen, strategische Planung der Fachbereiche), bevor darüber diskutiert wird, wie und in welchem Umfang diese Ziele im kommenden Haushaltsjahr erreicht werden sollen (Maßnahme-, Produkt- und Leistungsmengenplanung, Finanzplanung).

Diese Vernetzung und Zusammenarbeit zwischen Kreistag und Kreisverwaltung erfordert einen erheblichen Planungs- und Koordinationsaufwand. Zur Standardisierung dieser Planungs- und Koordinationsaufgaben wurde im Landkreis Potsdam-Mittelmark der sog. Steuerungskreislauf etabliert, welcher Grundlage für die jährliche Haushaltsplanung ist sowie einen Überblick über die einzelnen Prozessschritte der Strategischen Haushaltsplanung, von den ersten internen Planungen bis zum Beschluss des Haushaltes und dessen Kontrolle, geben soll.

Abbildung des Steuerungskreislaufs Potsdam-Mittelmark
Steuerungskreislauf

Der Steuerungskreislauf im Detail

1. Interne Planungsvorbereitungen
Zu Beginn der Strategischen Haushaltsplanung wird innerhalb der einzelnen Fachbereiche der Kreisverwaltung eine Abschätzung der Risiken und Chancen sowie der eigenen Stärken und Schwächen (SWOT) vorgenommen. Dabei werden alle möglichen Einflüsse, welche sich auf die Entwicklung oder die finanzielle Situation des Landkreises auswirken könnten, erfasst und bewertet. Ergebnis dieser Planungen ist eine umfassende Analyse, welche auf Grundlage der erwarteten Entwicklungen, Handlungsempfehlungen für mögliche Ziele und Schwerpunkte ableitet. Diese Analyse wird auf der Strategietagung der Führungskräfte dem Verwaltungsvorstand und den Führungskräften der Kreisverwaltung vorgestellt.

2. Strategietagung der Führungskräfte
An der Strategietagung der Führungskräfte nehmen neben dem Landrat und dem 1. Beigeordneter, die Fachbereichs- und Fachdienstleiter und sonstige an strategischen Themen interessierte Mitarbeiter der Kreisverwaltung sowie auch die Geschäftsführer der Mehrheitsbeteiligungen teil. Ziel der Tagung ist eine Empfehlung der Kreisverwaltung an den Kreistag zur Fortschreibung der Kreisentwicklungsstrategie.

Zu Beginn stellen die Fachbereiche die Ergebnisse ihrer Analysen vor. Anschließend wird auf dieser Grundlage in fachbereichsübergreifenden Arbeitsgruppen über die Notwendigkeit sowie konkrete Vorschläge zur Fortschreibung der Kreisentwicklungsstrategie diskutiert.  Zusammen mit den Ergebnissen des Kreisentwicklungsforums werden daraus die Empfehlungen der Kreisverwaltung für den Strategiebeschluss formuliert, die die Grundlage für die Strategiediskussion mit der Politik bilden.

3. Kreisentwicklungsforum
Mit dem im 2-Jahres-Rhythmus stattfindenden Kreisentwicklungsforum soll den Bürgerinnen und Bürgern, aber auch der Wirtschaft sowie den Vereinen und Verbänden, die Möglichkeit gegeben werden, an der Entwicklung und Fortschreibung der Kreisentwicklungsstrategie mitzuwirken. Hier bietet sich ihnen die Möglichkeit, ihre Ideen und Vorschläge mit den Mitgliedern des Kreistages und der Verwaltung zu diskutieren und für anstehende Problemstellungen gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten.

Die Ergebnisse werden durch die Kreisverwaltung aufgearbeitet und in einer umfassenden Dokumentation festgehalten, welche dem Kreistag für die Strategietagung des Kreistages zur Verfügung gestellt wird.
Mehr Informationen zum Kreisentwicklungsforum finden Sie hier.

4. Strategietagung des Kreistages
An dieser Tagung nehmen je zwei Vertreter der im Kreistag vertretenen Fraktionen sowie die Verwaltungsleitung teil. Die Kreisverwaltung rechnet zunächst den zurückliegenden Planungszeitraum hinsichtlich der erzielten (Zwischen-) Ergebnisse ab. Zu dem wird durch den Kämmerer der im Rahmen einer durchgeführten Finanzanalyse ermittelte finanzielle Gestaltungsspielraum der kommenden Jahre umrissen. Anschließend werden die aus den vorangegangenen Veranstaltungen zur strategischen Haushaltsplanung entwickelten Empfehlungen der Kreisverwaltung für den Strategiebeschluss des Kreistages vorgestellt und diskutiert. Diese können neue oder veränderte Wirkungs- wie Maßnahmeziele enthalten. Die Fraktionen haben dann die Möglichkeit die Schwerpunkte der Handlungsfelder gemäß ihren Vorstellungen zu ergänzen oder zu erweitern. Auf der Basis der Strategieempfehlungen der Kreisverwaltung sowie der Ergebnisse des Kreisentwicklungsforums und unter Berücksichtigung der Tagungsergebnisse wird anschließend die Beschlussvorlage für den Strategiebeschluss des Kreistages angefertigt.

5. Operative Haushaltsplanung
Nachdem der Kreistag seinen Strategiebeschluss gefasst hat, welcher die politischen und strategischen Vorgaben für die Aufstellung des Haushalts enthält, wird durch die Kreisverwaltung die operative Haushaltsplanung begonnen. Die einzelnen Fachbereiche planen innerhalb vorgesehener Budgets.
Auf der untersten Haushaltsebene (in der Regel die Produkte) beplanen die jeweiligen Produktverantwortlichen unter Berücksichtigung der o.g. Planvorgaben die jeweiligen Untersachkonten. Zu den strategischen Zielvorgaben entwickeln sie Ideen und Vorschläge, mit welchen Maßnahmen und Projekten und unter Einsatz welcher Finanzmittel diese umgesetzt werden können. Im Ergebnis entstehen Entwürfe sowohl des Haushaltszahlenwerkes sowie des Strategieprogramms. In der Regel schließt sich bei unausgeglichenem Haushaltsentwurf ein Konsolidierungsprozess an, bei dem ggf. eine neue Priorisierung der Maßnahmeziele vorgenommen wird.

6. Haushaltsplanentwurf & Haushaltsplanbeschluss
Das Ergebnis der Abstimmungen und Beratungen in der operativen Haushaltsplanung ist der Haushaltsplanentwurf. Dieser Entwurf wird dem Landrat zur Feststellung vorgelegt. Der festgestellte Haushaltsplanentwurf wird anschließend dem Kreistag zur Beratung zugeleitet. Hier durchläuft der Entwurf die einzelnen Fachausschüsse um zum Abschluss durch einen Beschluss des Kreistages bestätigt zu werden. Während der Abstimmungen können nochmals Änderungen oder Ergänzungen im Haushalt vorgenommen werden, wenn seitens des Kreistages Änderungsvorschläge eingebracht werden.

7. Berichtswesen und Jahresabschluss
Um Abweichungen von der vorgegebenen Strategie oder Planabweichungen rechtzeitig festzustellen und so ein wirksames Gegensteuern von Politik und Verwaltung zu ermöglichen, wurde in der Kreisverwaltung ein umfassendes Berichtswesen eingeführt. Hierbei ist zwischen dem zentralen und dem fachbereichsinternen Berichtswesen zu unterscheiden.

Das fachbereichsinterne Berichtswesen wird durch die einzelnen Fachbereiche für ihren entsprechenden Aufgabenbereich eigenverantwortlich ausgestaltet. So müssen alle Fachdienste Prognosen zur Entwicklung der Finanzen abgeben sowie über die Erreichung von Zielen und das Auftreten möglicher Risiken informieren. Durch dieses Verfahren ist eine wirksame Steuerung der finanziellen Ressourcen eines Fachbereiches sichergestellt. 

Das zentrale Berichtswesen dient der Messung der Aufgabenerfüllung in der Kreisverwaltung und der Kommunikation gegenüber dem Kreistag und der Öffentlichkeit. Ab dem 30.06. eines Jahres haben die Fachbereiche monatlich einen Bericht vorzulegen, in welchem neben der Prognose der Finanzentwicklung auch Angaben zu möglichen Kennzahlen (z.B. Bearbeitungszeiten) und zu strategisch relevanten Vorgängen enthalten sind. Die Berichte aller Fachbereiche werden gebündelt und der Verwaltungsleitung übergeben. Quartalsweise werden in diesen Berichten auch die Zielerreichung der im Strategieprogramm geplanten Maßnahmen mit einem kurzen Sachstandsbericht bzw. mit Kennzahlen abgerechnet.

Gegenüber dem Kreistag berichtet der Landrat zum Halbjahres- und zum Jahresabschluss. Den Kreistagsmitgliedern und der Öffentlichkeit wird dadurch ein Überblick über die Arbeit der Kreisverwaltung sowie zur Entwicklung des Gesamthaushaltes gegeben. Darüber hinaus wird über die Umsetzung des Strategieprogramms zur Kreisentwicklung berichtet.

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